Gerensay
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Manual de Usuario

1 · Primeros pasos

1.1 Crear cuenta

  1. 1Abre la app Gerensay.
  2. 2Haz clic en "Iniciar sesión con Google".
  3. 3Selecciona tu cuenta de Google.
  4. 4Si no tienes empresa, se te pedirá crear una: ingresa el nombre y selecciona la industria.
  5. 5La plantilla de industria se aplica automáticamente.
  6. 6Serás redirigido al onboarding.

1.2 Unirse a empresa

  1. 1Abre la app.
  2. 2Inicia sesión.
  3. 3Ingresa el código de invitación proporcionado por tu administrador.
  4. 4Se te asignará a la empresa con el rol y nodo correspondientes.

1.3 Onboarding

  1. 1Configurar empresa: nombre, logo e información básica.
  2. 2Crear unidades: define las sucursales o puntos de operación.
  3. 3Definir estructura organizacional: nodos y jerarquía.
  4. 4Invitar equipo: envía códigos de invitación a los miembros.
  5. 5Activar primer checklist: selecciona una plantilla y asígnala a una unidad.

1.4 Recuperar contraseña

  1. 1En la pantalla de login, haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?".
  2. 2Ingresa tu email registrado.
  3. 3Revisa tu bandeja de entrada.
  4. 4Haz clic en el enlace del email.
  5. 5Ingresa tu nueva contraseña.
  6. 6Confirma la contraseña.
  7. 7Haz clic en "Actualizar".
  8. 8Serás redirigido al login.

2 · Dashboard

2.1 Panel ejecutivo

Al abrir la app verás: Score operacional de los últimos 30 días (0-100), número de unidades en riesgo, tareas vencidas y auditorías fallidas. Estos indicadores se actualizan en tiempo real.

2.2 Ranking de unidades

Tabla que muestra todas las unidades ordenadas por su score operacional. Permite identificar rápidamente cuáles necesitan atención.

2.3 Tendencias

Gráfico de línea que muestra la evolución del score operacional durante los últimos 6 meses.

2.4 Alertas críticas

Tarjetas con alertas que requieren acción inmediata. Cada alerta tiene opciones: Resolver, Asignar a mí, Agendar reunión, Crear plan de acción, Compartir con equipo.

2.5 Prioridades del día

Lista de las tareas más urgentes para hoy.

2.6 Modo CEO

Toggle que simplifica la vista mostrando solo métricas ejecutivas clave.

2.7 Cambiar empresa

Si tienes acceso a múltiples empresas, usa el selector en la parte superior para cambiar entre ellas.

3 · Operaciones

3.1 Centro de Comando

Vista ejecutiva con: Salud de la empresa (score operacional y de riesgo), cantidad de unidades, alertas críticas activas, planes vencidos. Filtros por unidad y rango de fechas (7, 14 o 30 días).

3.2 Ranking

Lista de unidades ordenadas por rendimiento con indicadores de estado.

3.3 Gestión de unidades

  1. 1Ve a Operaciones → Unidades.
  2. 2Haz clic en "Crear".
  3. 3Completa: Nombre, Tipo, Ubicación, Región, Nodo (opcional).
  4. 4Guardar.

Para editar: menú ⋮ → Editar. Para desactivar: menú ⋮ → Eliminar → Confirmar.

4 · Auditorías

4.1 Crear

  1. 1Ve a Auditorías.
  2. 2Haz clic en "Nueva auditoría".
  3. 3Selecciona plantilla, unidad y fecha.
  4. 4Haz clic en "Crear". Puede ser programada o sorpresa.

4.2 Ejecutar

  1. 1Abre la auditoría.
  2. 2Responde cada ítem por sección (Sí/No, número o foto).
  3. 3Agrega hallazgos si los hay (descripción, severidad: crítico, medio o menor; tipo: sanción, advertencia, atención).
  4. 4Sube evidencia fotográfica cuando sea necesario.

4.3 Finalizar

  1. 1Una vez respondidos todos los ítems, haz clic en "Finalizar".
  2. 2Se calcula el score automáticamente.
  3. 3Se muestra resultado: Aprobado o Reprobado.

4.4 Convertir a plan de acción

  1. 1En una auditoría finalizada con hallazgos, haz clic en "Convertir a plan de acción".
  2. 2Define título, fecha límite y prioridad.
  3. 3Se crea el plan automáticamente vinculado a la auditoría.

4.5 Eliminar

Solo se pueden eliminar auditorías en estado "pendiente". Menú ⋮ → Eliminar → Confirmar.

5 · Checklists

5.1 Crear plantilla

  1. 1Ve a Checklists.
  2. 2Haz clic en "Nueva plantilla".
  3. 3Ingresa nombre y categoría.
  4. 4Guardar.

5.2 Agregar ítems

  1. 1Abre la plantilla.
  2. 2Haz clic en "Agregar ítem".
  3. 3Define: Label (nombre del ítem), Tipo (checkbox, texto, número o foto), Criticidad (alta, media, baja), Si requiere evidencia.
  4. 4Guardar.

5.3 Secciones

Los ítems se pueden organizar en secciones para mejor estructura.

5.4 Asignar unidades

  1. 1En la plantilla, ve a "Unidades asignadas".
  2. 2Selecciona las unidades donde aplica esta plantilla.
  3. 3Guardar.

5.5 Ejecutar

  1. 1Abre la plantilla.
  2. 2Haz clic en "Iniciar checklist".
  3. 3Selecciona la unidad.
  4. 4Marca cada ítem como OK o No OK.
  5. 5Agrega notas si es necesario.
  6. 6Sube evidencia fotográfica cuando se requiera.
  7. 7Haz clic en "Finalizar".

5.6 No conformidades

Cuando un ítem se marca como "No OK", se genera automáticamente una no conformidad. Si la opción está activada, se crea un plan de acción automático vinculado.

6 · Metas

6.1 Crear

  1. 1Ve a Metas.
  2. 2Haz clic en "Nueva meta".
  3. 3Define: Nombre, Tipo (ventas, cumplimiento, auditorías, reducción de fallas, productividad), Alcance (empresa, región, unidad), Nombre del alcance, Valor objetivo, Unidad (%), Periodo (mes/año).
  4. 4Haz clic en "Crear".

6.2 Actualizar progreso

  1. 1Abre la meta.
  2. 2Haz clic en "Actualizar progreso".
  3. 3Ingresa: Valor actual, Fuente (manual, importación o sistema), Notas.
  4. 4Guardar.

6.3 Filtros

Filtra por periodo (selector de mes), alcance (todos/empresa/región/unidad) y unidad específica.

7 · Planes de acción

7.1 Crear

  1. 1Ve a Planes de acción.
  2. 2Haz clic en "Nuevo plan".
  3. 3Define: Título, Unidad, Fecha límite, Prioridad (crítica, alta, media, baja).
  4. 4Guardar.

7.2 Estados

Abierto → En progreso → Cerrado. También puede ser Escalado si no se resuelve a tiempo.

7.3 Filtros

Filtra por estado: Todos, Abiertos, En progreso, Escalados, Cerrados.

7.4 Escalación

Cuando un plan no se resuelve dentro del plazo, puede ser escalado al nivel superior de la jerarquía.

8 · Calendario

8.1 Crear evento

  1. 1Ve al Calendario.
  2. 2Selecciona un día.
  3. 3Haz clic en "Crear evento".
  4. 4Completa: Título, Descripción, Fecha, Hora de inicio y fin, Unidad, Recordatorio (5, 15, 30 o 60 min antes).
  5. 5Guardar.

8.2 Editar / Eliminar

Haz clic en un evento existente para editarlo o eliminarlo.

8.3 Exportar

Cada evento puede exportarse como archivo .ics, o directamente a Google Calendar o Microsoft Outlook.

9 · Inteligencia Operacional

9.1 Hallazgos críticos

Vista centralizada de todos los hallazgos ordenados por severidad.

9.2 Riesgos abiertos

Lista de riesgos operacionales que requieren atención.

9.3 Recomendaciones

Insights ejecutivos y recomendaciones basadas en datos.

9.4 Problemas recurrentes

Identificación de patrones de falla repetitivos.

9.5 Filtros

Severidad, unidad, tipo de hallazgo, rango de fecha.

9.6 Resolver

Marca hallazgos como resueltos cuando se hayan atendido.

10 · Reportes

10.1 Análisis operacional

Gráfico de cumplimiento por unidad.

10.2 Resumen

Checklists completados, planes cerrados, auditorías aprobadas, incidentes resueltos.

10.3 Analítica de checklists

Tasa de cumplimiento, fallas, no conformidades, ítems con más "No".

10.4 Exportar PDF

Genera reporte en texto completo.

10.5 Exportar CSV

Exporta datos de ejecuciones de checklists.

11 · Organización

11.1 Roles

Director (nivel 1, visibilidad global), Regional (nivel 2, visibilidad regional), Unidad (nivel 3, visibilidad de unidad), Supervisor (nivel 4-5, solo asignado).

11.2 Permisos

Ver todas las unidades, gestionar unidades, gestionar plantillas, ejecutar checklists, aprobar cierres, crear/gestionar/asignar/escalar planes, ver reportes, gestionar metas, gestionar facturación, gestionar auditorías, gestionar eventos.

11.3 Nodos

  1. 1Ve a Organización.
  2. 2Haz clic en "Nuevo nodo".
  3. 3Define nombre y padre.
  4. 4Crear.

11.4 Miembros

Tabla con nombre, rol, nodo y visibilidad. Asigna rol y nodo a cada miembro.

11.5 Plantillas de industria

Aplica configuración predeterminada según el sector (supermercados, retail, franquicias, etc.).

11.6 Códigos de invitación

Genera códigos para invitar nuevos miembros.

12 · Línea de tiempo

12.1 Historial

Registro cronológico de toda la actividad: ejecuciones de checklist, fallas detectadas, planes de acción, auditorías, evidencias subidas, resoluciones y escalaciones.

13 · Configuración

13.1 Modo oscuro

Toggle para activar/desactivar.

13.2 Idioma

Español, Inglés o Portugués.

13.3 Notificaciones

Configura sonido, vibración, alertas críticas, tareas, auditorías y agenda.

13.4 Información de empresa

Consulta datos de la empresa.

13.5 Foto de perfil

  1. 1Ve a Configuración.
  2. 2Toca tu avatar.
  3. 3Elige cámara o galería.
  4. 4Recorta y ajusta.
  5. 5Guardar.

13.6 Cerrar sesión

Configuración → Cerrar sesión.

13.7 Limpiar caché

Configuración → Limpiar caché local (elimina datos temporales, no afecta tu cuenta).

13.8 Eliminar cuenta

Para eliminar tu cuenta permanentemente, contacta al equipo de soporte.

14 · Facturación

14.1 Plan actual

Ve a Facturación para ver tu plan actual, límites de unidades y usuarios.

14.2 Actualizar plan

Para cambiar de plan, contacta al equipo de ventas.

15 · Modo Director

15.1 Vista ejecutiva

Dashboard simplificado con score global, unidades en riesgo, planes vencidos y estado de metas. Diseñado para directivos que necesitan información rápida.

16 · Ayuda y soporte

16.1 Centro de ayuda

Preguntas frecuentes con buscador. Incluye: cómo crear checklists, cómo invitar miembros, qué es el score operacional, qué pasa con planes vencidos, cómo exportar reportes, cómo usar el calendario, por qué no puedo eliminar una plantilla, dónde cambiar plan.

16.2 Soporte técnico

  1. 1Ve a Soporte.
  2. 2Ingresa asunto y descripción.
  3. 3Enviar ticket.

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